엑셀을 처음 배우는 사람들이 가장 부담을 느끼는 부분이 바로 함수입니다. 이름도 낯설고, 괄호 안에 들어가는 내용도 복잡해 보이기 때문입니다. 하지만 실무에서 자주 사용하는 함수는 생각보다 많지 않으며, 공식보다 개념을 이해하는 것이 훨씬 중요합니다.
이번 글에서는 실무에서 사용 빈도가 높은 엑셀 함수 5가지를, 외워야 할 공식이 아닌 “어떤 상황에서 왜 사용하는지”에 초점을 맞춰 정리해보겠습니다.
함수를 대하는 올바른 시선
엑셀 함수는 어려운 계산 도구가 아니라, 반복 작업을 대신해주는 자동화 도구에 가깝습니다. 같은 계산을 여러 번 해야 할 때, 사람이 직접 하는 대신 엑셀이 대신 해주는 방식이라고 생각하면 이해가 쉬워집니다.
따라서 처음부터 모든 함수를 외우려고 하기보다는, 자주 쓰이는 함수의 역할부터 익히는 것이 중요합니다.
SUM: 숫자를 더하는 가장 기본적인 함수
SUM 함수는 여러 셀에 입력된 숫자를 한 번에 더할 때 사용합니다. 실무에서는 매출 합계, 비용 총합처럼 반복적으로 합계를 구해야 하는 상황이 많기 때문에 가장 많이 사용됩니다.
중요한 점은 SUM 함수가 숫자로 인식된 값만 계산한다는 것입니다. 앞선 글에서 설명한 입력 오류와도 연결되는 부분입니다.
AVERAGE: 평균을 구할 때 사용
AVERAGE 함수는 여러 값의 평균을 계산할 때 사용됩니다. 단순히 나누는 계산처럼 보이지만, 데이터 개수가 바뀌어도 자동으로 평균을 다시 계산해준다는 점에서 실무 활용도가 높습니다.
평균을 구할 때 직접 계산하는 대신 이 함수를 사용하면, 데이터 수정 시에도 결과를 다시 확인할 필요가 없습니다.
IF: 조건에 따라 결과를 나누는 함수
IF 함수는 엑셀 초보자들이 가장 어렵게 느끼는 함수 중 하나입니다. 하지만 개념은 단순합니다. “만약 조건이 맞으면 이 결과, 아니면 다른 결과”를 정해주는 역할을 합니다.
실무에서는 합격 여부, 기준 초과 여부처럼 조건에 따라 결과가 달라지는 상황에서 자주 사용됩니다.
COUNT: 데이터 개수를 세는 함수
COUNT 함수는 숫자가 입력된 셀의 개수를 세는 데 사용됩니다. 단순해 보이지만, 데이터가 많을수록 직접 세는 것보다 훨씬 효율적입니다.
비어 있는 셀이나 텍스트는 제외된다는 점을 이해하고 사용하면 실무에서 실수를 줄일 수 있습니다.
VLOOKUP: 데이터를 찾아오는 함수
VLOOKUP 함수는 표에서 특정 값을 기준으로 다른 정보를 찾아올 때 사용됩니다. 처음에는 복잡해 보이지만, 실무에서는 매우 자주 사용되는 함수입니다.
다만 구조가 잘 정리된 표에서만 제대로 작동하기 때문에, 앞서 설명한 표 만들기 원칙이 중요해집니다.
함수를 잘 쓰기 위한 기본 습관
함수를 사용할 때는 결과만 보지 말고, 어떤 데이터를 기준으로 계산되는지를 항상 확인하는 습관이 필요합니다. 또한 함수를 복사해서 사용할 경우, 참조 범위가 어떻게 바뀌는지도 함께 살펴봐야 합니다.
이러한 기본 습관이 쌓이면 함수에 대한 두려움은 자연스럽게 줄어들게 됩니다.
다음 글에서는 무엇을 다룰까?
다음 글에서는 많은 초보자들이 특히 어려워하는 IF 함수를, 한 번 더 쉽게 풀어서 설명할 예정입니다. 조건 개념만 이해해도 엑셀 활용 범위가 크게 넓어집니다.
엑셀 실무 활용 가이드 8편에서는 ‘IF 함수가 어려운 이유와 쉽게 이해하는 방법’으로 이어집니다.