엑셀로 작업을 하다 보면 파일을 저장할 때 여러 가지 확장자를 보게 됩니다.
대부분은 아무 생각 없이 기본 설정인 .xlsx로 저장하지만, 실무에서는 상황에 따라 다른 형식으로 저장해야 할 때도 많습니다.
파일 형식의 차이를 이해하지 못하면 데이터가 깨지거나, 열리지 않는 문제를 겪게 될 수 있습니다.
이번 글에서는 엑셀에서 자주 사용되는 파일 저장 방식들의 차이를 실무 관점에서 정리해보겠습니다.
엑셀 파일 형식을 이해해야 하는 이유
엑셀 파일 형식은 단순한 저장 옵션이 아니라, 데이터를 어떻게 보관하고 전달할지에 대한 방식을 의미합니다.
같은 데이터라도 어떤 형식으로 저장하느냐에 따라 열리는 환경이 달라지고, 일부 기능이 제한될 수 있습니다.
특히 다른 사람과 파일을 공유하거나, 다른 프로그램과 데이터를 주고받을 때 파일 형식에 대한 이해가 부족하면 불필요한 오류가 발생하기 쉽습니다.
가장 기본이 되는 xlsx 형식
.xlsx는 현재 가장 일반적으로 사용되는 엑셀 기본 파일 형식입니다.
여러 개의 시트를 사용할 수 있고, 서식, 수식, 표 구조 등 대부분의 기능이 그대로 유지됩니다.
실무에서 엑셀로 작업한 파일을 보관하거나 내부적으로 공유할 때는 특별한 이유가 없다면 xlsx 형식을 사용하는 것이 가장 안전합니다. 데이터 손실 가능성이 적고, 다시 수정하기에도 적합합니다.
csv 형식이 필요한 경우
.csv는 데이터를 쉼표로 구분하여 저장하는 텍스트 기반 파일 형식입니다.
엑셀뿐만 아니라 다양한 프로그램에서 열 수 있다는 장점이 있습니다.
다만 csv 파일은 서식이나 여러 시트를 지원하지 않습니다.
오직 데이터 값만 저장되기 때문에, 저장하는 순간 엑셀에서 설정한 글꼴, 색상, 수식 정보는 모두 사라집니다.
실무에서는 주로 다른 시스템에 데이터를 업로드하거나, 엑셀 외의 프로그램과 데이터를 주고받을 때 csv 형식을 사용합니다.
xls 형식은 왜 점점 사라질까?
.xls는 예전 버전의 엑셀에서 사용되던 파일 형식입니다.
오래된 환경에서는 아직 사용되기도 하지만, 현재는 호환성과 용량 문제로 점점 사용 빈도가 줄어들고 있습니다.
실무에서는 특별한 요구사항이 없다면 xls 대신 xlsx 형식을 사용하는 것이 좋습니다.
최신 기능을 활용할 수 있고, 파일 안정성도 더 높기 때문입니다.
파일 형식 선택 시 주의할 점
파일을 저장할 때는 단순히 “열리기만 하면 된다”는 기준보다는, 이후에 어떻게 사용할지를 먼저 생각하는 것이 중요합니다.
- 다시 수정해야 하는 파일인지
- 다른 프로그램에서 열어야 하는지
- 서식이나 수식이 유지되어야 하는지
이 기준에 따라 파일 형식을 선택하면 불필요한 문제를 크게 줄일 수 있습니다.
실무에서 자주 겪는 파일 저장 관련 실수
엑셀 초보자들이 흔히 하는 실수 중 하나는 csv로 저장한 뒤, 다시 엑셀 파일처럼 사용하려는 것입니다. 이 경우 서식이 사라졌다고 당황하는 일이 자주 발생합니다.
또한 파일을 다른 사람에게 전달할 때 상대방의 환경을 고려하지 않으면, 파일이 열리지 않거나 깨지는 문제도 생길 수 있습니다.
이런 상황을 예방하려면 기본적인 파일 형식의 차이를 알고 있는 것이 중요합니다.
다음 글에서는 무엇을 다룰까?
다음 글에서는 엑셀 작업 속도를 크게 높여주는 단축키들을 실무 기준으로 정리해볼 예정입니다. 단순 암기가 아닌, 왜 자주 쓰이는지에 초점을 맞춰 설명할 것입니다.
엑셀 실무 활용 가이드 4편에서는 ‘엑셀에서 가장 많이 사용하는 단축키 TOP 10’으로 이어집니다.